E-Mail Archivierung und DSGVO
Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) stellt an ein Unternehmen ganz bestimmte Anforderungen. Das betrifft beispielsweise E-Mails von Bewerbern, die auf eine Stellenanzeige ihre Unterlagen an das Unternehmen senden. Diese Unterlagen dürfen nur 6 Monate aufgehoben werden, nachdem der Bewerber abgelehnt wurde.
Auf der anderen Seite besteht die Archivierungspflicht für E-Mails. Diese erfolgt automatisch und die E-Mails können aus dem Archiv nicht gelöscht werden.
Wie kannst du mit deinem Archiv diesen scheinbaren Widerspruch zwischen Aufbewahrungspflicht und Datenschutz lösen?
E-Mail Archivierung ist Pflicht
Nach der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) musst du deine geschäftlichen E-Mails archivieren.
Als Unternehmer hast du an dieser Stelle keinen Spielraum. Du MUSST archivieren. Es gibt eine gesetzliche Pflicht zur E-Mail Archivierung! Die Frage nach dem "Warum" stellt sich überhaupt nicht. Deshalb solltest du dich auch unbedingt mit dem Thema der Archivierung auseinandersetzen! Je schneller, desto besser.
Mit Archivierung ist im übrigen nicht die Sicherheitskopie deiner E-Mails gemeint! Die E-Mail Archivierung muss revisionssicher sein. Das bedeutet, dass du keine E-Mails löschen, bearbeiten oder anderweitig manipulieren kannst.
Datenschutz ist Pflicht
Der Datenschutz ist ebenfalls Pflicht. Du hast hier ebenfalls keinen Spielraum. Die Verstöße gegen den Datenschutz werden hart geahndet. Die verhängten Bußgelder reichen von wenigen Tausend Euro bis zu mehreren Millionen Euro. Die aktuelle Übersicht findest du auf dieser Seite.
Im Geschäftsleben gibt es also bestimmte E-Mails, die du auf Grund der DSGVO löschen MUSST. Das sind u.a. die oben erwähnten E-Mails von Bewerbern.
Dein E-Mail Archivierung Programm muss auch diese Anforderung erfüllen.
E-Mails von Bewerbern richtig löschen
Bewerbungen kommen inzwischen mehrheitlich via E-Mail. Bis du dich für einen Kandidaten oder eine Kandidatin entschieden haben, hebst du die E-Mails mit Sicherheit auf. Aber was passiert, wenn du dich entschieden hast?
Aus Datenschutzgründen musst du die E-Mails der Bewerber natürlich löschen, da der Zweck der Speicherung weggefallen ist. Du musst diese E-Mails innerhalb von 6 Monaten löschen.
Tipp Nr. 1
Lege für die Bewerbungen eine separate E-Mail Adresse an. Beispielsweise "bewerbung@deine-firma.de" oder "job@deine-firma.de".
Mit Hilfe dieser Adresse kannst du die erhaltenen Bewerbungsunterlagen schneller löschen und musst nicht erst lange nach ihnen suchen.
Tipp Nr. 2
Oft werden E-Mails von Bewerbern in der Firma verteilt: von der Personalabteilung an die Geschäftsführung und Abteilungsleiter. Natürlich bezieht sich die DSGVO auch auf diese E-Mails. Auch sie MÜSSEN gelöscht werden, was einen erheblichen Aufwand bedeutet.
Daher ist es meist einfacher, Bewerber-E-Mails auszudrucken und als Umlauf in die relevanten Personen zu verschicken.
Die Lösung: ecoMAILZ
Mit der E-Mail Archivierung Software ecoMAILZ kannst du sowohl den Anforderungen nach GoBD, als auch nach DSGVO nachkommen.
Mit ecoMAILZ schließt du nicht archivierungspflichtige E-Mails durch ein zweistufiges Archivierungskonzept von der Archivierung aus. Dabei erhält jede Nachricht einen entsprechenden Status. In Kombination mit einer frei konfigurierbaren Sichtungsfrist kann der aktuelle Archivierungsstand verwaltet werden. Über die endgültige Löschung einer E-Mail wird im 4-Augen-Prinzip entschieden.
Das bedeutet, dass eine E-Mail von einem Sachbearbeiter zur Löschung markiert wird. Aber erst derjenige mit der finalen Löschberechtigung kann die E-Mail löschen.
Zu Dokumentationsgründen bleibt im Archiv eine leere E-Mail mit dem Hinweis, dass der Inhalt am Tag X von Person Y gelöscht wurde.
Somit ist auch die Löschung nachvollziehbar.
Wir setzen die E-mail Archivierung Software ecoMAILZ ein und sind offizielle Retailer von ecoDMS.
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