e-mail Archivierung

E-Mail Archivierung

Nach GoBD musst du deine steuerlich relevanten geschäftlichen E-Mails archivieren. Diese Regelung gilt sowohl für Unternehmen, als auch für Selbständige. Hinter der Abkürzung GoBD verstecken sich die "Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff (GoBD). Auf der Webseite des Bundesfinanzministeriums findest du die Unterlagen.

Die Grundsätze gelten schon mehrere Jahre. Wir wissen, dass sie von vielen  Selbständigen und kleineren Firmen gerne ignoriert werden. Manchmal geschieht das aus Unwissenheit. Manchmal wird der technische Aufwand gescheut. Aber du solltest dich auf keinen Fall von einer vernünftigen Archivierung deiner E-Mails abbringen lassen. Bei Nichtbeachtung drohen Strafen.

Dieser Betrag zeigt, worauf du bei der Auswahl der Anbieter von Software für Ihre E-mail Archivierung achten solltest.

E-Mail Archivierung:  Software

Viele denken fälschlicherweise, dass man E-Mails direkt über das E-Mail Programm archivieren kann. Im beliebten Programm Thunderbird kannst du beispielsweise die Nachrichten direkt in ein Archiv verschieben. Außerdem speichert Thunderbird die mail in einem Ordner, den du auf einen USB-Stick oder eine externe Festplatte ziehen kannst. 

Es handelt sich in diesem Fall eigentlich um ein Backup und keinesfalls um eine Archivierung im Sinne der GoBD. Denn die mails sind in diesem Fall nicht revisionssicher abgelegt. Du kannst nämlich immer noch einzelne E-Mails löschen und somit verschwinden lassen. Genau das darf aber nicht passieren.

Weiterhin ist aus Nutzersicht die Suchfunktion bei Thunderbird nicht sehr stark. Das mag eine subjektive Einschätzung sein. Bei professioneller Archivierungssoftware ist meist eine Volltextsuche integriert. Diese ermöglicht das Suchen auch in Anhängen. So findest du in wenigen Sekunden einen Rechnungsanhang mit einer bestimmten Rechnungsnummer. Aber dazu später mehr.

Leider gibt es auf dem Markt nicht sehr viel Software oder Tools für die E-Mail Archivierung. In der Regel benötigst du etliches Computerwissen, um die Software zu installieren und an dein System anzubinden.

Der andere Weg ist, einen IT-Serviceprovider einzuschalten. Er wird im ersten Schritt eine Bestandsaufnahme deiner E-Mail Struktur machen. Erst danach erfolgt die die Installation der eigentlichen Software und die Einrichtung des Programms. Außerdem unterstützt dich der IT-Serviceprovider bei den ersten Schritten mit deinem neuen Archiv.  Achte daher bei der Auswahl der Software und des entsprechenden Anbieters darauf, dass das Gesamtpaket zu deinem Unternehmen passt. 

E-Mail Archivierung: Anforderungen und Lösungen

Bei der E-Mail Archivierung gelten besondere Anforderungen, die sich aus der GoBD ergeben. 

Revisionssicherheit

Das Archiv muss revisionssicher sein und darf nicht manipulierbar sein. Gleichzeitig gibt es E-Mails, die du aus Datenschutzgründen löschen MUSST.

Dies sind zum Beispiel persönliche Daten, die du von Bewerbern im Zuge einer Jobausschreibung erhalten hast. Um diese E-Mails gezielt bearbeiten und ggf. löschen zu können, empfehlen wir eine separate E-Mail Adresse. Diese könnte "job@firma.de" oder "bewerbung@firma.de" lauten.

Löschung von E-Mails

Die Löschung von E-Mails sollte aber nur einem bestimmten und autorisierten Personenkreis zur Verfügung stehen. Idealerweise im 4-Augen-Prinzip.

Zugang für Revisor

Eine weitere sehr wichtige Anforderunge an ein E-Mail Archiv ist der unbeschränkte Zugriff eines Revisors. Wenn also dein Finanzamt den Zugriff auf alle E-Mails einfordert, dann sollten die E-Mail Programm dafür eine Möglichkeit vorsehen. 

Suchfunktion

Eine weitere Anforderung an ein Archiv ist die umfassende und schnelle Suchfunktion. Du willst ja die archivierten Dokumente mit wenigen Klicks wiederfinden. In den Programmen ist eine Volltextsuche inzwischen Standard. Die Suche ist extrem schnell und schließt anhängende Dokumente mit ein. So ist es möglich, die E-Mail mit einer bestimmten Rechnung zu finden, selbst wenn du nur die Rechnungsnummer in die Suchmaske eingibst.

E-Mail Archivierung in der Cloud

Die Archivierung von E-Mails in der Cloud hat eine Reihe von Vorteilen. Der wohl wichtigste Vorteil ist, dass der Speicherplatz faktisch unbegrenzt ist. Selbst wenn der Speicherplatz nicht mehr reicht, ist er schnell erweiterbar. Da die Anzahl der E-Mails stetig ansteigt und die E-Mails über Jahre archiviert werden müssen, ist das ein großer Vorteil.

Außerdem kannst du bei einem "Cloud E-Mail Archiv" von überall auf deine E-Mails zugreifen und gezielt bestimmte E-Mails suchen. 

Aber egal, ob du die E-Mails in der Cloud archivierst oder auf der Festplatte oder deinem physischen Server: vergisss nicht das Backup. Je nach Unternehmensgröße solltest du einmal täglich oder mindestens einmal in der Woche ein Backup des Archives anlegen. 

Wenn du gerade eine E-Mail Archivierung einrichten wollen, überlege gleich eine gute Backup-Strategie. Du kannst als Anregung die Backup-Strategie für WordPress lesen. 

Software für die E-Mail Archivierung