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Frank Sarodnick
veröffentlicht am: 4. August 2021

letztes Update:      4. August 2021


Die E-Mail-Archivierung beinhaltet das Erfassen, Speichern, Bewahren und Bereitstellen von E-Mail-Inhalten. Und zwar so, dass auf diese genauso zugegriffen werden kann wie auf einen Papierbrief oder ein Dokument. Einfach und schnell geht dies mit der Software "ecoMAILZ".


Warum musst du überhaupt E-Mails archivieren?

Die Archivierungspflicht ist in den GoBD festgelegt. Du musst nicht nur bestimmte Paierdokumente aufbewahren, sondern auch E-Mails. Denn diese dokumentieren ebenfalls rechtliche Verpflichtungen von Einzelpersonen und Organisationen.

So sind z.B. Rechnungen, die du als pdf erhältst, Originalaufzeichnungen. Diese darfst du nicht einfach löschen, sondern musst sie aufbewahren.  


Womit kannst du E-Mails archivieren?

Hast du dir die Anforderungen in den GobD durchgelesen? Dann ist dir sicher klar, dass die einfache Sammlung aller E-Mails an einem Ort nicht unbedingt die Einhaltung dieser Vorlage garantiert. Konkret bedeutet es, dass deine Sammlung von Emails auf deinem Computer, einer externen Festplatte oder einem Stick nicht ausreichend ist.


DIE Lösung: ecoMAILZ

Mit ecoMAILZ archivierst du aktuelle und bestehende E-Mails inklusive deren Anhänge automatisch und gesetzeskonform. Das Startdatum deiner E-Mail-Archivierung legst du selbst flexibel fest.

Du musst bei der Archivierung beachten, dass du bestimmte E-Mails nicht archivieren darfst. Dies sind insbesondere E-Mails mit personengebunden Daten von Bewerbern.

Um den rechtlichen Anforderungen nachzukommen, besitzt ecoMAILZ ein zweistufiges Archivierungskonzept. Jede Nachricht erhält einen entsprechenden Status. In Kombination mit einer frei konfigurierbaren Sichtungsfrist verwaltest du über diesen Status den aktuellen Archivierungsstand. Hört sich kompliziert an? Ist es aber nicht.


Was ist ecoMAILZ?

ecoMAILZ ist eine Archivierungssoftware, mit der du E-Mails rechtskonform sichern kannst. EcoMAILZ ist ein Produkt der deutschen Softwareschmiede ecoDMS GmbH mit Sitz in Aachen.


Was genau macht die Software?

Die Software archiviert automatisch alle ein- und ausgehenden E-Mails inklusive deren Anhänge beim Eintreffen auf dem Mailserver. Über eine browserbasiertes Weboberfläche hast du über deinen PC, Tablet oder Smartphone Zugriff auf das Archiv. Du kannst auf das ecoMAILZ Archiv also auch über einen Window-Rechner, einen Mac oder einen Linux-Rechner zugreifen.

EcoMAILZ verfügt über eine sehr starke Volltextsuche. Damit durchsuchst du sowohl die E-Mails, als auch alle Anhänge. Die Suche ist so leistungsstark, dass sie in wenigen Bruchteilen einer Sekunde die gewünschten Unterlagen gefunden hat.


Addon für Thunderbird und Outlook

ür die beiden weiterverbreiteten Programme Outlook und Thinderbird gibt es von ecoMAILZ ein kleines Aden. Das ist ein kleines zusätzliches Werkzeug, damit du den aktuellen Status der Archivierung siehst. Das Aden ist sehr einfach zu installieren.


Wo bekommst du ecoMAILZ?

Wenn du deine E-mails archivieren möchtest, dann ist es ohne Erfahrung in der Verwaltung von Servern oder Datenbanken sehr schwer, das selbst zu machen. Es kann lange dauern, bis dein Archiv fertig ist. 

Wir sind offizieller Reseller von ecoDMS und hosten dein Archiv gerne.

ecomailz


technische Anforderungen 

An dieser Stelle sparen wir uns Ausführungen zu den technischen Anforderungen.

Wir hosten dein E-Mail-Archiv, so dass du dich nicht um die Technik oder Server kümmern musst. Die Software ist browserbasiert und funktioniert auf jedem Computer - Mac, Windows, Linux. Egal, welche Art von Computer du benutzt, wir sorgen dafür, dass alle deine E-Mails auf unseren Servern in deutschen Rechenzentren gesichert und sicher sind.

Mit uns als Partner für die Archivierung deiner E-Mails kannst du dich auf dein Geschäft konzentrieren. Du brauchst dir keine Sorgen um deine E-Mails mehr machen. 

Melde dich noch heute für ein Konto bei uns an! Wir bieten dir eine 30-tägige völlig unverbindliche Testphase an! Nichts sollte dich davon abhalten, unseren Service risikofrei auszuprobieren:

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Rechtskonform. Sicher. Elegant.

Mit genialer, schneller Volltextsuche und Addons für Outlook und Thunderbird!


ecoMAILZ Lizenz

Das Archivierungsprogramm hat einen absolut fairen Lizenzpreis. Für wenig Geld erhältst du ein sicheres, rechtskonformes E-Mail Archiv mit einer genialen und schnellen Suchfunktion.


ecoMAILZ Version

Die aktuelle Version ist die Version 1.0.7. 


Handbuch

Das Handbuch zu ecomailz findest du im Downloadbereich von ecoDMS.

Autor

Frank Sarodnick

Frank Sarodnick hat Physik und Ökonomie studiert. Er beschäftigt sich seit Jahren mit IT-Anwendungen für und in Unternehmen. Seine Leidenschaft ist es, Business-Strategien in Verbindung mit der allgemeinen Digitalisierung zu entwicklen und zu implementieren.