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Frank Sarodnick
veröffentlicht am: 27. Januar 2021

letztes Update:      3. September 2021


Die wichtigsten Nextcloud Apps

Was kommt dir als erstes in den Sinn, wenn du an eine "Cloud" denkst? Wahrscheinlich, dass man dort Daten speichern und mit anderen teilen kann. Dass ist aber längst nicht mehr alles! Denn eine Nextcloud mit ihren Apps ist viel mehr, als nur eine "Cloud". 

Nextcloud ist eine Komplettlösung. Sie bietet die Vorteile der Online-Zusammenarbeit ohne Compliance- und Sicherheitsrisiken. Die Nextcloud kann auf einem eigenen Server gehostet werden oder als managed Cloud bei einem Provider, wie wir es sind. 

Nextcloud hat inzwischen Funktionalitäten, die sich hinter denen von Dropbox, OneDrive oder Google Drive nicht verstecken brauchen. Nextcloud geht darüber hinaus und ist mit einem E-Mail-Client, Kalender, Aufgaben und Notizbüchern eine vollwertige Lösung für Unternehmen jeder Größe. Mit dem Einsatz von Nextcloud ersparst du dir etliche Programme, die du sonst benötigen würdest.

Nextcloud kommt mit einem umfangreichen Set an Filesharing-Funktionen daher. Du kannst Dateien und Ordner fast jeder Größe freigeben, Benutzer einfach einladen, deine Inhalte anzusehen oder zu bearbeiten und den Zugriff durch eine Reihe von verschiedenen Faktoren kontrollieren. Noch besser: Nextcloud bietet volle Verschlüsselungsfunktionen für die ultimative Datensicherheit.

Das ist aber immer noch nicht alles!

Nextcloud hat sogar ein eingebautes Zwei-Faktor-Authentifizierungssystem, um unbefugten Zugriff auf dein Konto zu verhindern.

Nextcloud mit ihren vielen Apps ermöglicht es dir, alle Arten von Dokumenten zu speichern, von Textdateien und Tabellenkalkulationen bis hin zu PDFs, Videos und Musik. Es beinhaltet auch eine Kommentarfunktion. Jeder, der eine Datei auf deinem Server sieht, kann diese zu kommentieren, ohne dass er die Datei erst herunterladen muss.

Hier stelle ich dir nur einige der Tools in Kurzform vor.


Collabora Online

Eine der wichtigsten Nextcloud Apps ist Collabora Online. Collabora Online ist eine sehr leistungsstarke Bürosoftware mit Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationssoftware. Collabora Online unterstützt alle wichtigen Dateiformate. Besonders herausragend sind die Möglichkeiten der gemeinsamen Bearbeitung und die Möglichkeit, viele Geräte gleichzeitig zu nutzen..

Hervorheben möchte ich die exzellente Unterstützung von Office-Dateiformaten. Darunter sind natürlich die modernen Microsoft-Formate, aber auch viele der älteren Formate, die du vielleicht im letzten Jahrzehnt oder noch weiter zurück verwendest hast. Diese Dokumente kannst du immer noch bearbeiten. 

Mit Collabora Online kannst du gemeinsam mit anderen an einem Dokument arbeiten. Logischerweise kannst du Collabora Online über deinen Browser nutzen. Somit kannst du von überall arbeiten, wo eine Internetverbindung besteht. 

Collabora Online wird von Collabora Productivity hergestellt. Collabora Productivity ist die LibreOffice-Produktabteilung von Collabora Ltd, der weltweit größten unabhängigen Open-Source-Beratung.

Aufgrund der extrem guten Performance, des Stabilität und Qualität haben wir uns entschieden, Collabora Online auf unseren leistungsstarken Servern einzusetzen. Wir sind offizieller Partner von Collabora Online. 

Collabora Online für Nextcloud

E-Mail Programm

In der Nextcloud ist bereits ein E-Mail Programm integriert. Du kannst deine E-Mails wie gewohnt senden und empfangen. Das E-Mail Programm ist einfach zu bedienen und hat alle grundlegenden Funktionen. Es gibt faktisch keine Einarbeitungszeit. Und da die E-Mails in deiner Nextcloud gespeichert und synchronisiert werden, hast du sie immer zur Verfügung, wenn du verschiedene Geräte benutzt. 


Kalender

Im Kalender kannst du deine Termine managen, so wie du es grundsätzlich von anderen Kalendern her kennen. Eine sehr schöne Funktion des Nextcloud Kalenders ist, dass du dir zu einem Termin direkt einen Besprechungsraum für Talk anlegen kannst. Das bedeutet, dass ein anderer Teilnehmer des Termins sofort den Link zu Talk hat. Du kannst also deine Videokonferenz sofort starten.

Außerdem gibt es eine tolle Detailansicht zu jedem Event.

Der Kalendereintrag wird in der Seitenleiste deiner Nextcloud Kalender-App angezeigt. Klicke auf ein Objekt und du erhältst eine Detailansicht mit allen Informationen zu dem Event:

Kalender App in der Nextcloud


Der Nextcloud-Kalender bietet Terminerinnerungen, die für einzelne Ereignisse oder Termine aktiviert werden können.

Bei der Verwendung dieser Erinnerungen ist es möglich, eine Mindestzeit vor dem Beginn eines Events (Ankunftszeit) festzulegen, sowie bis wann es sichtbar bleiben soll (Erinnerungszeit).

So wird sichergestellt, dass die Teilnehmer genug Zeit haben, sich zu treffen. Termine werden mit der angegebenen Erinnerungsfarbe markiert, die dann in ein Icon-Badge umgewandelt werden kann. Außerdem werden sie in einem separaten Bereich platziert, so dass die Nutzer wissen, welche Veranstaltungen anstehende Termine haben, ohne lesen zu müssen.


Talk

Mit der Nextcloud App Talk führst du sehr komfortabel eine sichere Videokonferenz durch. Die Verbindung ist End-to-End verschlüsselt. Das bedeutet, dass die Video- und Audiosignale zwischen den Teilnehmern verschlüsselt übertragen werden. Dadurch können auch Internet Provider oder andere Personen deine Gespräche nicht abhören.

Die Verbindung zwischen den Teilnehmern ist absolut sicher. 

Die Nextcloud App Talk hat eine große Flexibilität bei der Organisation von Videokonferenzen. Du kannst mit mehreren Personen gleichzeitig sprechen oder ein Einzelgespräch führen. Die Teilnehmerliste ist leicht veränderbar und alle Teilnehmer werden übersichtlich in der App angezeigt.

Außerdem ist in Talk eine Chatfunktion integriert. Sie ist nahtlos in die Plattform integriert und anderen beliebten Messaging-Apps sehr ähnlich ist. Du wirst dich sehr leicht zurechtfinden.


MindMap

In der Nextcloud ist Mindmaps bereits integriert. So kannst du deine Gedanken schnell und effizient direkt in der Nextcloud notieren, zusammenfassen und visuell darstellen. Du brauchst dazu die Nextcloud nicht zu verlassen und musst nicht zu einem anderen Programm wechseln. 

Wenn du ein schnelles Brainstorming brauchst, sind Mindmaps das perfekte Werkzeug, um damit zu beginnen. Überarbeite deine Gedanken und ordne Ideen schnell neu an. Mit der Mindmapping-Funktion von Nextcloud kannst du einfache oder komplexe Mindmaps erstellen. Du kannst zwischen mehreren Visualisierungsstilen wählen und sie nach Belieben formatieren.


In diesem Video erfährst du, wie genau die Mindmap funktioniert:

YouTube

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Kreise

Mit der Nexcloud App "Kreise" erstellst du spezifische Benutzergruppen. Mit Hilfe der Kreise kannst du deine eigene Gruppe von Benutzern, Kollegen oder Freunden erstellen. Diese Benutzergruppen bzw. Kreise können dann von jeder anderen Nextcloud App für die gemeinsame Nutzung verwendet werden.

Die Verwendung von Kreisen ist nicht auf die App Kreise beschränkt. Du kannst auch Kreisgruppen in den anderen Nexcloud-Apps erstellen, darunter Fotos, Videos und Notizen. Auf diese Weise kannst du ganz einfach bestimmte Inhalte mit nur einer Gruppe teilen.

Hier ein Beispiel: Du bist ein Projektmanager an deinem Arbeitsplatz. Alle Nutzer in deinem Unternehmen können in verschiedene Kreise eingeteilt werden (z.B. Mitarbeiter, Mitglieder des Management-Teams oder Kunden). Wenn du also Fotos oder Videos von einer Präsentation teilst, könntest du auswählen, welche Gruppe diese Dateien erhalten soll, indem du Kreisgruppen in der App "Foto" oder "Video" verwendest. Dann können alle Nutzer innerhalb dieses Kreises die geteilten Elemente wie Fotos und Videos direkt in ihren jeweiligen Anwendungen ansehen, ohne die App öffnen zu müssen.

Wenn man das Prinzip einmal verstanden hat, ist es sehr einfach, z.B. Projekte, Freigaben usw. zu managen.

Persönlicher Kreis

Ein persönlicher Kreis ist eine Liste von Benutzern, die nur dem Besitzer bekannt sind. Dies ist die richtige Option, wenn du wiederkehrende Freigaben mit derselben Gruppe von Personen durchführen möchtest.

Öffentlicher Kreis

Ein öffentlicher Kreise bei Nextcloud ist eine offene Gruppe. Diese Gruppe ist für jeden Benutzer deiner Nextcloud sichtbar. Jeder Benutzer kann den Kreis finden und ihm beitreten.

Geschlossener Kreis

In einen geschlossenen Kreis kommt ein Nutzer nur mit Einladung oder durch Bestätigung durch einen Administrator. Wenn du beim Teilen deiner Daten, Dateien oder Ideen viel Wert auf Privatsphäre legst, dann ist ein geschlossener Kreis genau richtig. 

Geheimer Kreis

Ein geheimer Kreis ist eine Gruppe, die durch ein Passwort geschützt werden kann. Benutzer werden diesen Kreis nicht über die Nextcloud-Suchmaschine finden können.


Deck

Deck ist eine extrem flexible Nextcloud-App. Sie hilft dir, deine Arbeitsabläufe zu strukturieren und übersichtlicher zu gestalten. Die Übersichtlichkeit hilft, die Aufgaben besser, schneller und effizienter abzuarbeiten. 

Einzelne Aufgaben werden in Form von Decks erstellt und können dann Personen, Gruppen oder Projekten zugewiesen werden.

Einzelne Aufgaben können auch in einen größeren Arbeitsablauf integriert werden und einen Schritt-für-Schritt-Prozess bilden. Sobald dies geschehen ist, kannst du Fälligkeitsdaten für jede Aufgabe definieren. Du hast die Möglichkeit, den Teilnehmern Erinnerungen per E-Mail oder Nextcloud-Benachrichtigungen zu senden.

Die Terminerinnerung sorgt dafür, dass die Teilnehmer ihre zugewiesenen Aufgaben nicht vergessen. Außerdem kannst du eine Beschreibung oder Anhänge hinzufügen.

Jedes Deck kann ebenso von dir und anderen kommentiert werden.

Inzwischen habe ich einen ausführlichen Artikel zu Deck von Nextcloud geschrieben.

So behältst du den Überblick bei vielen größeren und kleineren Projekten!

Autor

Frank Sarodnick

Frank Sarodnick hat Physik und Ökonomie studiert. Er beschäftigt sich seit Jahren mit IT-Anwendungen für und in Unternehmen. Seine Leidenschaft ist es, Business-Strategien in Verbindung mit der allgemeinen Digitalisierung zu entwicklen und zu implementieren.